Présentation du service
Le service des Archives médicales est rattaché à la Direction de l’optimisation du parcours patients et recettes.
Il est composé de 19 agents répartis sur 3 sites (Aincourt, Beaumont-sur-Oise et Pontoise).
Identification du poste
Fonction : Archiviste Grade : Agent d’entretien qualifié / Ouvrier principal
Temps de travail : Poste à temps plein (mutation, détachement ou CDD)
Horaires de travail : Du lundi au vendredi : 8 h-16 h (avec pause méridienne de 30 min)
Congés : 25 CA (en fonction de la répartition sur l’année : 3 congés supplémentaires) + 14 RTT.
Organisation des congés concertée au sein de l’équipe et soumis à validation.
Liaisons hiérarchiques
- Directrice de la stratégie financière et de la performance
- Directeur de l’optimisation du parcours patients et recettes
- Responsable de service des archives médicales
- Responsable adjoint du service des archives médicales
Liaisons fonctionnelles
- Secrétaire des Archives médicales
- Secrétariats médicaux et cadres de santé
- Service Transports
- Direction de la Qualité et Gestion des risques et des relations avec les usagers
- Département de l’Information Médicale
Missions du poste
- Assurer au quotidien le circuit du dossier patient entre les services de soins et le Service Central des Archives Médicales (SCAM).
- Assurer la collecte, le classement et la conservation des archives médicales dans le respect de la réglementation en vigueur.
Activités principales
Communication
- Mise à la disposition des secrétariats médicaux des dossiers patients et gestion des demandes de consultation d’autres archives médicales.
- Livraison quotidienne des dossiers dans des armoires navettes dans les différents services,
- Création des dossiers patients demandés suivant la liste de travail,
- Retours et sorties des dossiers (demandés via le logiciel métier GESMEDIC ou par mail pour le classement ou des cas particuliers),
- Remplacement régulier au poste de « régulateur » : prise en charge des appels téléphoniques pour les demandes urgentes.
Conservation
- Refoulement des dossiers et rangement des rayonnages au sein des magasins,
- Participation aux déménagements entre magasins
- Conditionnement : remplacement de pochettes usagées ou mise en boite,
- Récolement des magasins d’archives : mise à jour du récolement (travail équipe),
- Surveillance des conditions de conservation dans les magasins de conservation.
Activités secondaires
Collecte
- Prise en charge et cotation de versements d’archives.
Classement
- Enregistrement des dossiers de maternité aux Urgences gynécologiques,
- Enregistrement des dossiers de patients décédés,
- Intégration de pochettes (dossiers transfusionnels, dossiers de maternité,) transmises par les secrétariats dans les dossiers patients,
- Tri ponctuel de vracs d’archives médicales.
Prérequis
- Connaissance du monde hospitalier,
- Connaissance de la règlementation en vigueur sur les archives hospitalières.
Compétences requises
- Utilisation des outils bureautiques et des logiciels métiers hospitaliers,
- Titulaire du permis de conduire B,
- Discrétion, respect du secret professionnel et médical,
- Ponctualité,
- Rigueur,
- Sens du travail en équipe,
- Capacité d’adaptation à la polyvalence,
- Capacité à faire preuve d’autonomie.
Risques professionnels / Contraintes du poste
- Port de charges lourdes,
- Contact avec la poussière,
- Activités en sous-sol,
- Déplacements occasionnels à prévoir sur les autres sites de l’Hôpital NOVO.